從混亂待辦到清楚排程：SUMA 甘特圖完整教學

專案明明有列待辦清單，真正開始執行後，卻還是常常搞不清楚「哪件事該先做、何時到期、誰正在處理」。這篇教學會帶你把零散工作整理成一條看得懂、改得動，也能持續追蹤的專案時間軸。

本文適合第一次使用甘特圖的個人工作者、小型團隊與專案負責人。跟著範例操作，你將完成專案建立、子任務拆解、時程調整、進度追蹤、結案封存與資料備份的完整流程。

步驟一：安裝並認識主畫面

從 SUMA 官方網站 取得安裝程式，確認檔案來源後依畫面指示完成安裝。首次啟動時，程式會在本機建立設定與預設專案資料；若安全性軟體提出警告，請先確認下載來源，再允許必要操作。

開啟程式後，主畫面由上到下可分成五個區域：頂端操作列、專案表單、甘特圖、進行中專案、歷史專案與已刪除專案。右上方的專案數量會隨分類篩選與專案狀態即時更新，暫停中的項目則會另外顯示數量。

頂端有三個最常用的按鈕。先掌握這三個入口，就能完成大部分日常管理工作：

• 新增專案：展開或收合專案表單。
• 專案分類：新增、重新命名與勾選一個或多個分類。
• 設定：控制暫停或結案專案是否顯示於甘特圖、執行人是否必填、主任務拖曳時是否連動子任務，以及每週從星期日或星期一開始。

步驟二：建立第一個專案

按下右上角的「新增專案」，先建立一個「官網改版」練習專案。這次可以填入下列資料：

填寫完成後按「新增專案」，專案會同步出現在甘特圖與進行中專案清單。資料在每次新增或修改後會寫入目前使用的本機專案檔，不需要另外尋找一般文件軟體常見的「儲存」按鈕。

如果日期順序錯誤、進度超出 0 至 100，或必填的執行人沒有填寫，程式會要求修正後才能建立。專案名稱最多 80 個字元，備註最多 500 個字元，實際使用時仍建議保持精簡，方便在甘特圖和表格中快速閱讀。

步驟三：用子任務拆解工作

專案建立後，真正影響執行效率的通常不是主任務，而是有沒有把工作拆到足以分派。在清單中按「編輯」，再按「＋ 加入子任務」。

每個子任務可設定名稱、開始日期、結束日期、進度、執行人、代表色與備註。以「官網改版」為例，可以拆成以下四個階段：

子任務名稱留空時不會被加入；開始日期也不可晚於結束日期。若設定已開啟「執行人欄位不可以留空」，每一筆子任務同樣必須填寫執行人。

建立後，子任務會以縮排樹狀結構出現在清單與甘特圖。你可以展開或收合個別專案，讓大量任務同時存在時仍保有清楚的閱讀層次。

步驟四：切換日、週、月檢視

甘特圖右上方提供「日、週、月」三種檢視。日檢視適合調整短期任務的精確日期，週檢視適合追蹤數週計畫，月檢視則能快速掌握跨月專案的整體重疊情況。

按「今天」可以快速回到目前日期；旁邊的「－／百分比／＋」則能以 10% 為級距，在 50% 到 200% 之間縮放時間軸。縮放只改變畫面的時間密度，不會修改任何專案日期。

時間軸會用不同底色協助定位：週六為淺綠色、週日為淺紅色，每月 1 日則以淺藍色標示。你也可以進入「設定」，選擇每週以星期日或星期一為第一天，週起始日會出現較明顯的垂直分界線。

步驟五：直接在甘特圖調整時程

當工作延後或提早時，不必回到表單逐一重填日期。把滑鼠移到甘特圖長條上，拖曳整條即可平移開始與結束日期；拖曳左右兩端的控制點，則能改變開始日或結束日。

你也可以先選取主任務或子任務，再按左右方向鍵微調一天；按住 Shift 搭配左右方向鍵，可一次移動七天。按 Enter 或直接雙擊長條，會開啟對應的編輯表單，適合立即補改進度、執行人或備註。

如果在設定中開啟「拖曳主任務時子任務同步移動」，平移主任務時，旗下子任務會依相同天數一起移動。若只想調整主任務而保留子任務原日期，先關閉這個設定再操作。

甘特圖最有價值的地方，不只是把日期畫成長條，而是讓「時程變更的影響」立即可見。每次拖曳後，花十秒檢查相鄰任務是否重疊，能提早發現資源衝突。

步驟六：建立分類並快速篩選

當專案變多時，先建立分類會比只靠搜尋更有效率。按下「專案分類」，輸入例如「客戶專案」、「內部營運」或「產品開發」，就能在新增與編輯專案時直接選用。

分類視窗支援同時勾選多個分類，也能直接重新命名既有分類。選取結果會同步套用到甘特圖、進行中專案、歷史專案與頂端數量摘要；已刪除專案不受這組分類篩選影響。

分類名稱最長 40 個字元，而且不能與現有名稱重複。建議分類描述「工作性質」，而專案名稱描述「交付成果」，例如分類用「網站建置」、專案用「A 公司形象官網」，日後搜尋會更直覺。

步驟七：用搜尋與狀態找出該處理的工作

「進行中專案」區域可以依名稱、起日、迄日與狀態組合篩選。狀態包含全部、逾期、7 天內到期、尚未開始與已暫停，搭配分類篩選後，能快速縮小到今天真正需要處理的範圍。

例如每週一可以先選「7 天內到期」，確認本週交付項目；每天收工前再看一次「逾期」，避免任務悄悄落後。若要回到完整清單，按「清除」即可重設名稱、日期與狀態條件。

專案、歷史與已刪除清單每頁顯示 10 筆，超過後會出現分頁控制。搜尋專案名稱時，也會一併比對子任務文字，因此即使忘記主任務名稱，仍有機會用子任務關鍵字找到資料。

步驟八：每天更新進度與備註

在進行中專案清單按「編輯」，即可更新日期、進度、執行人、色彩、備註與子任務。備註欄也支援直接點兩下檢視或修改，適合快速記錄「等待客戶回覆」或「素材已於 9/12 收齊」這類會影響交付的資訊。

進度建議使用一致規則，例如 0% 代表尚未開始、50% 代表主要內容已完成、100% 代表符合交付條件。若團隊每個人對百分比的理解不同，甘特圖看似精確，實際上仍會失去判斷價值。

步驟九：暫停、結案與重新開啟

遇到等待核准、預算凍結或外部依賴時，可按「暫停」。暫停專案仍保留在進行中清單，畫面會以較淡樣式呈現；你也能在設定中決定是否把它顯示在甘特圖上。

專案完成後按「結案」，確認並填寫結案備註，項目就會移到歷史專案。歷史資料會保留原訂結束日期、實際天數、結案時間、分類、執行人與備註，可再依專案名稱及日期區間查詢。

若結案後發現仍需追加工作，按「恢復為進行中」即可重新開啟。這個動作會清除原本的結案狀態，但不會重設專案日期、進度或其他內容。

步驟十：刪除後如何還原？

刪除專案時，程式會先顯示確認視窗，並允許填寫刪除備註。完成後，資料不是立刻消失，而是移到「已刪除專案」，你仍可以選擇「還原」。

還原後，專案會回到進行中狀態。只有按下「永久刪除」或使用「清空」刪除所有項目時，資料才會無法復原，因此執行這兩種操作前應先確認是否已有備份。

步驟十一：開啟、另存與切換專案檔

SUMA 甘特圖專案管理的專案資料以本機 JSON 檔案保存。使用上方功能表的「檔案」，可以執行以下操作：

• 開啟專案：選取既有的 .json 專案檔，快捷鍵為 Ctrl + O。
• 另存專案：把目前工作另存為新的 .json 檔，快捷鍵為 Ctrl + Shift + S。
• 關閉專案：結束目前自訂專案檔，回到預設資料檔，快捷鍵為 Ctrl + W。
• 結束：關閉程式，快捷鍵為 Alt + F4。

「另存專案」不只是輸出一次性的副本；另存完成後，程式會切換到新檔案，後續新增與修改都會寫入該檔。與專案檔相關的已刪除資料會另外保存在同資料夾的配對檔案中，因此備份或移動資料時，記得一起保留兩者。

程式下次啟動時會嘗試恢復最近使用的專案檔。若檔案已被移動、重新命名或刪除，系統會改載入預設專案並顯示提示，此時可用「開啟專案」重新指定正確位置。

步驟十二：調整設定、語言與更新頻率

設定視窗目前提供五項偏好：甘特圖顯示暫停專案、甘特圖顯示已結案專案、執行人不可留空、拖曳主任務時子任務同步移動，以及每週的第一日。這些偏好儲存在本機，下次啟動仍會沿用。

「語言」功能表可在繁體中文、簡體中文與 English 之間切換，主畫面、表格、提示、確認視窗與選單會同步更新。「說明」功能表則能設定每週、每兩週或每月檢查更新，也能選擇立即檢查。

一套容易維持的實際工作流程

如果你不想讓工具變成另一份需要維護的負擔，可以把操作固定成三個節奏。每次只處理當下最需要更新的資訊即可：

1. 規劃時：先建立主任務，再拆出能明確指派與驗收的子任務。
2. 每日收工前：更新進度與備註，並檢查逾期項目。
3. 每週回顧時：查看 7 天內到期、調整甘特圖日期，完成後結案。

這套流程每天只需要幾分鐘，卻能持續保留「原本怎麼排、後來怎麼變、最後何時完成」的脈絡。當你需要向客戶或團隊說明時，不必再從聊天訊息與零散筆記中拼湊進度。

常見問題與避坑提醒

為什麼新增專案時不能送出？

先檢查專案名稱、開始與結束日期是否完整，並確認開始日期沒有晚於結束日期。若設定中的執行人必填已開啟，主任務與所有具名子任務也都必須填入執行人。

縮放甘特圖會改變專案日期嗎？

不會。50%～200% 縮放只調整時間軸的顯示密度，真正會修改日期的是拖曳任務長條、調整兩端控制點，或使用方向鍵移動。

關閉專案和結案有什麼不同？

「關閉專案」是檔案操作，代表離開目前開啟的自訂 JSON 專案檔並回到預設資料；「結案」是工作狀態操作，會把單一專案移到歷史專案。兩者名稱相近，但影響完全不同。

資料會上傳到雲端嗎？

核心專案資料保存在本機，離線也能使用。這代表你能掌握檔案位置與備份方式，但也要自行養成定期另存與備份的習慣。

如何避免誤刪資料？

一般刪除後先到「已刪除專案」，仍可還原。真正不可逆的是永久刪除與清空，因此在執行前，建議先用「另存專案」建立一份日期化備份，例如 官網改版-2026-09-25.json。